Sono arrivati due cartoni, ma avevi ordinato vini diversi. Il numero dei colli non conferma che il contenuto sia corretto.
Riprendi la conferma originale
Confronta produttore, vino o cuvée esatta, annata, formato e quantità di ogni referenza. Controlla anche la conferma d’ordine: il documento di consegna può riportare lo stesso errore. Un’annata diversa resta una differenza, anche con etichetta quasi identica.
Documenta le anomalie prima di riordinare
Fotografa referenze sbagliate, danni visibili e relativo imballaggio. Conserva numero d’ordine e data di ricezione. Se ci sono vetri rotti, tieni il cartone fuori portata e chiedi al venditore come procedere. Una foto mostra l’esterno, non accerta lo stato del vino dentro.
Registra la quantità effettivamente arrivata
Esempio: ordini sei rossi e sei bianchi, ma ricevi sei e quattro. Le scorte aumentano di dieci e rimangono due bianchi in attesa. Quando arrivano, aggiungi solo quei due. Un vino sostitutivo accettato va registrato con i suoi dati reali.
Chiudi con le posizioni e l’ordine
Assegna ogni gruppo alla sua posizione e controlla le quantità. Aggiorna l’ordine in attesa e chiudi solo la parte ricevuta o chiarita. Cellar conserva foto e posizioni; un elenco separato tiene traccia della consegna residua.