Deux cartons viennent d’arriver, mais votre commande contient plusieurs vins. Le nombre de cartons ne suffit pas à valider leur contenu.
Reprenez la commande d’origine
Comparez producteur, cuvée exacte, millésime, format et quantité pour chaque vin. Vérifiez aussi la confirmation initiale : le bon de livraison peut reprendre une erreur. Un autre millésime reste un écart, même si l’étiquette est presque identique.
Documentez les écarts avant de tout ranger
Photographiez les mauvaises références, les dommages visibles et l’emballage correspondant. Conservez numéro de commande et date de réception. En présence de verre cassé, gardez le carton hors d’accès et contactez le vendeur pour la suite. Une photo montre l’extérieur, pas l’état du vin dans la bouteille.
Enregistrez la quantité effectivement reçue
Exemple : six rouges et six blancs commandés, six rouges et quatre blancs reçus. Le stock augmente de dix ; deux blancs restent attendus. À leur arrivée, ajoutez seulement ces deux bouteilles. Une référence de remplacement acceptée doit être enregistrée avec ses propres données.
Terminez par l’emplacement et la commande
Attribuez les vrais emplacements, vérifiez les quantités par casier et actualisez la commande en cours. Ne clôturez que la partie reçue ou réglée avec le vendeur. Cellar permet de conserver photos et emplacements ; une liste séparée garde la trace du reliquat.